On part à un voyage d’affaire lorsqu’on quitte temporairement son lieu de travail pour exercer ses activités professionnelles ailleurs durant au moins vingt quatre heures. Le voyage d’affaire peut inclure : des entretiens avec des acheteurs ou fournisseurs, assistance à des réunions ou des séminaires professionnels, visite de salons affichant un avantage pour l’entreprise, des voyages scolaires pour les professeurs d’écoles, représentations temporaires à d’autres entreprises ou autorité, visites de contrôle, installation d’un appareil, résolution d’un problème spécifique…
Intérêts d’un voyage d’affaire
Pour éviter les embarras ou désagréments que peut causer la distance, un déplacement professionnel s’avère très utile. C’est d’autant plus une occasion pour voir sur place personnellement une situation donnée et de rencontrer les futurs sociétaires, fournisseurs, acquéreurs ou preneurs. Il faut instaurer la confiance entre les futurs collaborateurs et nouveaux partenaires lors d’un nouveau partenariat ou à la signature d’un contrat commercial. Sans voyage d’affaire, la confiance pourrait être lésée et la relation deviendrait infructueuse pour l’affaire. Se rencontrer directement améliore l’interaction personnelle. Les ambiguïtés causées par les malentendus sont réduites, l’entendement et l’empathie prennent place et l’esprit d’équipe est créé. Il est connu de tous que le contact direct entre les coopérateurs ne pourra jamais être remplacé par n’importe quelle technologie.
Être conseiller en voyage d’affaire
Un conseiller en voyage d’affaires est celui qui conseille et qui s’occupe des voyageurs d’affaires. On peut aussi l’appeler : billettiste d’affaire. Il a comme principale mission de faire tout le nécessaire pour que l’organisation du voyage soit parfaite, tout en garantissant les ventes, les réservations et les envois relatifs au déplacement professionnel. Il assure l’accueil, le renseignement et le conseil à la clientèle. Réserver les voyages suivant la demande professionnelle. Évaluer les requêtes de déplacement. Traiter et examiner la qualité des dossiers. Aider le client en cas de difficulté. Gérer les discordes vis-à-vis des clients. Mettre la liste des fournisseurs référencés. Bref, satisfaire les besoins et exigences des voyageurs d’affaires tout comme un agent de voyage.